GDPdU

Aktuelle Vorschriften für digitale Kassensysteme – was Sie für die Betriebsprüfung beachten sollten

Es kann teuer für Sie werden, wenn Ihre Buchführung mit Ihrem digitalen Kassensystem nicht den Vorschriften gerecht wird. Denn bei Unstimmigkeiten wird Ihre Buchhaltung unter Umständen verworfen. Mit der Folge, dass Ihre Ertragssituation geschätzt werden kann. Und dann können bei einer Jahresprüfung über einige Jahre gleich mehrfache Nachforderungen fällig werden – abgesehen von einem Bußgeld bis zu 250.000 €.

Von wesentlicher Bedeutung für die Ordnungsmäßigkeit sind dabei vor allem die GDPdU, die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen des Bundesministeriums der Finanzen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen dar, was diese Vorschriften für Sie als Gastgeber bedeuten und warum Sie mit einem ADDIPOS Kassensystem GDPdU-konform arbeiten.

 

Was umfassen die GDPdU?

Die GDPdU „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)

  • enthalten die Verwaltungsanweisungen zum Thema elektronische Betriebsprüfung aus dem Jahre 2001 » siehe BMF
  • basieren auf den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchungssysteme GoBS“ vom 7.07.1995, die den Zugriff auf digitale steuerrelevante Daten und die Prüfbarkeit von digital gespeicherten steuerrelevanter Daten thematisiert » siehe BMF
  • wurden erweitert um das Schreiben des BMF vom 26.11.2010 „Zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“, in denen die Speicherung von digitalen Daten insbesondere bei Bargeschäften und Einsatz von Kassensystemen geregelt wird. » siehe BMF

Was regelt das Vorschriftswerk?

Es schreibt im Wesentlichen vor,

  • welche digitalen Daten wie und wie lange aufzubewahren sind
  • welche Rechnungen, Buchhaltungen und Buchungsbelege dazu gehören
  • welche digitalen Vorgänge, Änderungen und Prozesse aufzuzeichnen sind
  • wie der Zugriff auf die Daten zur Prüfung geregelt ist und wie die Zugriffstufen Z1, Z2 und Z3Kommentar definiert sind
  • welche Kassentypen aufgerüstet werden müssen
  • wie Ausnahmeregelungen aussehen
  • welche Fristen gelten

Welche Kassen sind betroffen?

Das BMF differenziert zwischen 3 Kassentypen

TYP1 „Nicht aufrüstbare Kassen“
Hier empfiehlt das Ministerium dem steuerpflichtigen Unternehmer, sich von einem Kassenfachhändler beraten zu lassen, ob das System nachrüstbar und der Speicher erweiterbar ist.  

TYP2 „Elektronische Registrierkassen“
Das sind Kassen, die neben den Programmier-, Auswertungs- und Stammdaten auch sämtliche Kasseneinzeldaten speichern oder durch hard- und softwaretechnische Erweiterungen aufgerüstet werden können. Diese Kassen verfügen oft über kein offenes handelsübliches Betriebssystem, so dass nicht ohne weiteres externe Datenträger angeschlossen werden können.

TYP3 „ PC Kassen“
Bei diesen Kassen wird ein handelsübliches Betriebssystem eingesetzt. Werden die Anforderungen zur Kassendatenhaltung erfüllt, spricht man von sog. GDPdU konformen Kassen.

Welche Fristen gelten für die Aufrüstung?

Ab dem 26.11.2010 angeschaffte Kassensysteme sollten zum Typ 2 bzw. 3 gehören bzw. die vorhandenen Systeme sollen aufgerüstet werden, damit sie die Anforderungen zur Aufbewahrung der digitalen steuerrelevanten Daten erfüllen.

Wie verhält es sich mit der Ausnahmeregelung für ältere Systeme?

Für alle Systeme, die vor dem Stichtag 26.11.2010 angeschafft wurden, soll eine Ausnahme– bzw. Übergangsregelung bis zum 31.12.2016 gelten. Allerdings wird explizit darauf hingewiesen, dass dann die Auflagen aus den BMF-Schreiben vom 09.01.1996 „vollumfänglich" anzuwenden sind. Dies bedeutet z.B., dass der Steuerpflichtige eine lange Liste arbeitsintensiver Zusatzanforderungen zu erfüllen hat.

Kommentar

Wie sieht die ADDIPOS Lösung hierzu aus?

Bei dem ADDIPOS Kassensystem handelt es sich um den Kassentyp 3 laut der Definition des BMF: eine PC Kasse, bestehend aus der PC Hardware, ausgestattet mit einem handelsüblichen Betriebssystem, auf dem die Kassenapplikation ADDIPOS installiert ist. Die Kasse verfügt selbst oder beim Betrieb im Verbund eines Netzwerkserver jeweils über ein dauerhaftes Speichermedium.

Wie gewährleistet ADDIPOS die GDPdU-Konformität?

Die ADDIPOS Kasse verfügt über ein separates ADDIPOSBackoffice:

  • Dieses System dient als zentrales System zur Einrichtung, Stammdatenpflege und Auswertung sowie zur Datenarchivierung.
  • Das Backoffice lässt alle geforderten Zugriffe vom Typ Z1, Z2 und Z3 zu und stellt die Daten in der vorgeschriebenen Form mit 100%iger Auswertfunktionalität zur Verfügung.
  • Alle Daten des ADDIPOS PC Kassensystems werden digital gespeichert, sind maschinell auswertbar und liegen in nicht komprimierter Form auch für einen großen Zeitraum vor:
    • Stammdaten wie Artikel, Warengruppen, Steuersätze, Kassennummern mit Name und Standort
    • alle Bewegungsdaten (Umsätze)

Wie sichert ADDIPOS die geforderte unveränderbare Speicherung?

Das Schreiben des BMF vom 26.11.2010 definiert, welche Information in welcher Form gespeichert und wie lesbar sein muss. Das wichtige Kriterium ist dabei die unveränderbare Speicherung aller steuerrelevanten Einzeldaten, für einen Zeitraum von 10 Jahren, ohne Verdichtung und Verkürzung der Daten. So ist bspw. die bloße Speicherung der Rechnungsendsummen unzulässig.

Sicherheit durch Signatur und Ampelsystem

ADDIPOS setzt zur Gewährleistung dieser Auflagen auf die Methode der Belegsignatur und den Einsatz eines AmpelsystemsKommentar
Das Verfahren arbeitet mit einer Verschlüsselung und zeigt auf einen Blick die Unveränderbarkeit der Daten oder deren Verletzung an.

ADDIPOS erfüllt damit die Anforderungen gemäß der GDPdU und der GoBS und der Anforderungen laut Schreiben BMF vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften. Die ADDIPOS Kasse kann somit als GDPdU konform bezeichnet werden.

Die aktuell ausgelieferte ADDIPOS Software beinhaltet alle aufgeführten Features.

 

Bitte beachten Sie: Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen und Unwissenheit schützt auch hier nicht vor etwaigen Konsequenzen. Prüfen Sie bitte genau, ob alle aufgeführten Punkte umgesetzt sind. Falls nicht, sorgen Sie bitte in eigenem Interesse dafür, dass möglichst bald die entsprechenden Updates durchgeführt werden.

Was sollten Sie in diesem Zusammenhang noch berücksichtigen?

Für Fragen zur ADDIPOS Kasse steht Ihnen unser Team selbstverständlich zur Verfügung. Wir dürfen allerdings mit diesen Informationen keine steuer- oder rechtsberatende Funktion übernehmen, insofern können unsere Ausführung keine fachkundige Beratung durch Steuerberater und/oder Rechtsanwalt ersetzen. Wir können für die Aktualität und Richtigkeit und Schlussfolgerungen keine Gewähr übernehmen. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen. Wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater und/oder Rechtsanwalt, wenn Sie eine weitergehende Beratung wünschen.

Bitte geben Sie die Zeichenfolge in das nachfolgende Textfeld ein

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.